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K's desk

サークルの後輩、インターン先の同世代社員などに情報を財産として残せたらなと考え開設しました。玄人というよりは、事業をこれから行う人とか知的産業に今後関わっていくとかまだ頭に汗をかいていない人が、壁にぶち当たった時に読んでもらえればと思います。将来の自分に向けて、余裕ができたらマインド的な部分で自分が何を考えていたのかなども残せればいいですが、基本的には他者に公開する必要性がなければevernoteなどに保存しているので、ここで公開されている記事は誰かしらのニーズに応じて書いている内容になります。

【応用編】「情報を扱うことについて」③ 「電子メール」を書く時に注意する点

1.なぜメールを書くのか?

これに関しても前回の記事と同じく目的を達成するために書く。
多くの場合で、メールの目的の主要部分になるのが
・依頼
・伝言
・情報共有
などであるとかんがえられる。(あいさつなどを除く)

2.どうやって目的を達成するか

メールの構成要素、署名などの書き方に関しては、インターネットに多く載っているのでそちらを参照してくれればと思う。
代わりに、目的別に書く内容を記述していく。
まず、全てに共通するとかんがえているのが
「why?」、「why you?」、「why now?」であり、これがなく、特に長文なメールは相手への配慮に欠けているものであるとかんがえられる。

それ以外は、目的をいかに達成するかをただ考えればいい。
・依頼
-なんのために
-何をしてほしい
-いつまでに
-どのようなフォーマット・条件で
-なぜあなたに

・伝言
-何があった
-いつあった
-何をすべきか、何をして欲しいか(→依頼)

・情報共有
-何を
-何で、何のために
-知っておいて欲しい

実際、共通する点はいくつもあるので、
覚えて欲しいことは上記のような各メールの項目よりも
「何のためにメールを使うか(目的)」、「どうしたら意図どおり理解してくれるか」をかんがえ、「何を伝えたいか」、「何をして欲しいか」をひたすら正確に書き、何度か見直し、
「読み手フレンドリー」になっているかを問うこと
である。

もちろん、具体例をシミュレーションしたらきりがない。
例えば伝言にだっていろんなシチュエーションがあり、例えば対象者不在の電話などからの伝言なども相手の会社名、立場、名前、要件、電話番号などいろんなことを聞かなければいけない(相手はどんなリアクションを求めているのか、内容が急ぎであれば、だれが、何を、いつまでにするのかなど全てを規定するのは難しい)。
しかし、このような目的ベースでメールなど文章を書くことが身についていれば、自ずと聞き取らなければいけない条件はわかってくるし、対応方法もわかってくる。
全く何もわからない場合は、対応マニュアルはたくさんあるのでそれらを見れば事前の準備として十分である。

「なにを」、「なぜ」連絡したのかが最初の2~3行でわからなければ意味がない。

いつでも、(ほぼ)どこでも送ることができるというくらいしか、情報伝達方法としてメールにメリットを感じられる点が筆者にとってはなく、
受け取り手がそもそもメールで連絡を入れてきたとか、(相手の立場、多忙さなど的に)連絡手段としてメールの方がよいだろうという場合でなければ、電話などの他の手段を使う。
逆に、メールは送ったら相手がほぼ拒否できないため、相手にとって迷惑になる可能性もある。

なので、相手が電話で基本的に連絡を取って来る場合は電話を使うなど、
情報の特徴や受け手の特徴を踏まえた上で基本的にはメールを扱う。

など、本来メール以外にも仕事上のコミュニケーションは奥が深く、細部を取り上げたらきりがない。

ただし、一度能動的にならなければ、知識などもなかなか入ってこないため、どちらかというと今回述べたような姿勢についてかんがえてみて欲しい。

【応用編】「情報を扱うことについて」② 「議事録」を書く時に注意する点

今回は「議事録」を書くという行為に焦点を当てる。
情報をいかに発信するか、という点に関しては、様々な方法がある。
それはkeitakatoh1115.hatenablog.com過去の記事
でも書かれている内容である。

しかし、各発信方法において、重要になるのは、その手段を用いる目的があるという点であり、
そんな中で共通して注意しなければいけないのが「その目的を達成すること」である。

1.なぜ議事録を書くのか?

議事録というのは、会議などの話し合いの記録であると考えられる。
また、わざわざメールなどのやりとりではなく、直接ないしなんらかのツールを用いて間接的に会って話し合うからにはそもそも会議に目的がある。
そこにあるのは、
・情報共有の機能
・意見の出し合い、すり合わせの機能
・目標やタスクなど各事項の決定
などが主なものとして考えられる。

よって上の二つのような一方向ないし双方向の話し合いの記録と決定事項の記録が重要になる。
次に、それらを文字にして残すのは
・記録に残す
-背景・前提を明らかにする
-目的を明らかにする
-必要な時に見直せるようにする
-不参加者にも観れるようにする
・決定事項をまとめる
-課題・目標・タスクをよりわかりやすく・明確にする
-期日を示す
-行動・実行により確実につなげる
という目的の基にある。

どうやって目的を達成するか

よって、それらが達成されるには、
「いつ」、「どこで」、「だれが」、「何を」話し合ったのか
まず、話されたことの事実はどんなものか、
そこから得られたインサイト
留意すべきことは
どのような議論が生まれたのか、そのなかで何が重要な要素だったのか
課題の有無
目標に達するには何が必要か
何をすべきか、いつまでに、だれが

などの要素が必要になる。
これらがだれがみても理解できるレベルで書き残されていればいいが、
情報共有のための会議やディスカッションのための会議など
集まる目的が明確であればあるほど、事前に議事録の記入項目を作っておくことができるため、
だれにでもある程度書き記すことはできるだろう。

なお、一言一句抜け漏れせず記録することと、要点のみ記録することの
二つの議事録の残し方があり、どちらかというと筆者は後者が良いと思うものの(それはノートテイクングの技術の必要性も含め)、
要点のみまとめ直して、別枠で記述したり、全文の状態でも色付けなどを活用して大事な点がわかるようにすればいいため
最初に述べた
・記録に残す
-背景・前提を明らかにする
-目的を明らかにする
-必要な時に見直せるようにする
-不参加者にも観れるようにする
・決定事項をまとめる
-課題・目標・タスクをよりわかりやすく・明確にする
-期日を示す
-行動・実行により確実につなげる
の目的が達成されるのであれば、どちらでもよい。

むしろ、全文をタイピング(なかには速記するひとも?)して議論に参加できなかったり、話をじっくり聞けなくなるくらいであれば、要点のみ数行でいいし、ボイスレコーダーを活用するなり書き写すことに満足するのではなく、いかに目的を達成するかを考えて欲しい。

【応用編】「情報を扱うことについて」① ロジカルに劣らないナラティブの効用

[メッセージ][勉強会資料]【応用編】「情報を扱うことについて」① ロジカルに劣らないナラティブの効用

筆者が大事にしている「ロマンとそろばん」の「ロマン」の部分で具体的アプローチとして活用している。
「語り」を通じて情報をつたえることであり、ロジカルを意識できている人は世の中に多くなってきているものの、こちらができている人はあまり多くはない。
特に、人を動かす必要があるときや、エビデンスもロジカルさも準備できないときは極力ナラティブに物事をつたえる努力をしてきた。
過去の「情報の得る方法」一次情報のときに話したことの応用だが、「鳥の目」、「虫の目」や主体的、客観的視点を相手に対していかに再現するかどうかがカギ。

例として、
とある企業のワークの課題として、プロ野球ジャイアンツ」の売り上げを上げるためにはどうするか?
について、グッズ売り上げに焦点を当てたときの話、
現状の購買者数と平均単価の分析、年齢・性別などのセグメントを分析して販売機会などの部分のプレゼンテーションをしていた時のこと、
そこから最終的なメッセージが既存グッズのデザインの問題とか微妙なものであったことに対して、
デザインが本当の問題なのか正直エビデンスも何もなかったものの
「(応援用ユニフォームやTシャツ、タオルなどを示して)あのオレンジ色が、日常生活にいたら不自然なのではないか」ということで、無難な色の他チームや実際にプライベートで運動時にきているようなサッカーチームのシャツなどを比較に出してみたところ
なぜか、面接者の同意を得られたことがあった。

この問題分析やその後の提案の質が高かったとかということをのべるわけではないが、
(企業採用担当者という)権威に打ち勝つには、エビデンスとロジカルさであるという当初の価値観をある意味で打ち壊す、ナラティブの破壊力を知った。
破壊力といっても、納得させたかどうか程度なので、これだけではもちろんなんの役にも立たないが。

ちなみに、このワークから一気に選考に進み就職活動において大変良い経験になった。

なので、以前の区分けの問題は「ナラティブ」と「ロジカル」の対抗軸だったが、
実際は「ロジカル」という土壌の基での「ロマンとそろばん」としての「ナラティブ」AND「エビデンス」というふうにしたいと思う。

あまりナラティブの魅力について上手く伝えられた気がしないが、ロジカルシンキングとかロジカルスピーキングなどを聞いて喜んでいる人やこれらがコミュニケーション方法の全てだと思っている人は、一度その状況で必要なアプローチの仕方を探ってみるべき。

情報を扱うということ

[メッセージ][勉強会資料] 1.「情報を扱うとは?」

・情報を得ること
・情報を整える・かけあわせる(思考する)こと
・情報を発すること
のいずれか、もしくは複数を行うプロセス

なぜ「情報を扱うこと」について学ぶ必要?

1)情報・知識は扱えるようになって初めて価値がある
・聞いたことがあると、知っているでは大きな違い(知名度と認知度の違い)

2)同じ時間・労力でも情報の価値には差がでる
・必ずしも時間をかけたからといって良いわけではない
・人が処理できる情報量には限りがある
・情報には受け手と発し手がいる

⇨では、情報も時間も有意義に使おう

2.情報を得るとは、またより良い情報を得るには?

情報を得るとは、端的に言うと、インプット
特に「聞く・読む・見る」の3つ
1)聞く
聞くことにもいくつかの種類がある。
授業や講演会、プレゼンテーションなどを聞くことが最も情報を得ることとして当てはまるかもしれないが、インタビューをするというような能動的な「聞く」情報の得かたがあれば、他にも日常の会話だって様々な情報を受け取っているといえ、心がけによっては有益な情報を得ることにつながる。

「聞く」ことからより良い情報を得るためには?

・メモの取り方
単純にあったままのことをそのまま歪めずに書き記すことと、そこから感じたことを書き記すこと。
これらの一見正反対な行為を両立するということで、ノートに区分けや色分けをして混ざらないようにするくらいか。
今後なんかしらで書いていきます。

・質問の仕方
一般的により良い質問をするには、しっかり話を聞き、メモなり頭の中なりで整理して理解度を高めることが必要となる。
より良い質問、とは相手が持っている情報や知識をより多く、より質高く引き出すことであり、また、その場の議論などを深める質問も良い質問であると考えられる。
また、長期的観点で見た場合、自分が相手の言っていることをしっかり理解していることを示すために話されていたことの「確認・整理」としての質問もできる。
 なお、以外と気づかない点として、もしその話がほとんど理解できていない場合、もし会話の形式であれば早い時点での質問が重要であるし、講義の形式であっても質疑の時などに聞くのは早めの方が良い。
なぜかというと、聞くなら早いうちでないと、そのあとはもう聞くチャンスなどないし、あとから知ったかぶりだったと知った時にどれだけ失望されるか考えたら自分のためにも、相手のためにも早いうちにクリアにしておいたほうがいいだろう。
特に、上記の「確認・整理」としてやそもそも理解できていない場合の質問に関しては、「◯◯という認識でよろしいですか?」などのように仮設型で質問をすると、「イエスorノー」から次の会話に進めるため、相手も会話を始めやすいし、どこが「整理できていない」、「理解できていない」かがわかるため助かる。

2)読む
本を読むことに加え、雑誌、新聞などからも情報を得ることができる。
また、最近はインターネットからも情報を得る機会は多いと考えられる。

「読む」ことからより良い情報を得るためには?

・語句を調べる
情報を扱う際において、ほとんどの分野(自らが実際に体験したことがないような情報・知識であればあるほど)では、そんなにすぐに理解をすることができない。
英単語などと同じで、何回も調べて、見ながら徐々に覚えていくという感覚で良い。
知ったかぶりをして誤った言葉の使い方をするくらいなら、時間はかかっても自分でしっかり理解してから次に進む。
多くの場合、時間を気にしてあいまいな理解度で話を進めてしまうが、長期的に見たらこっちの方が時間が掛かる。
・「これ」、「あれ」、「それ」などを明確に理解する
文章中の「これ」などがそもそもどこを指しているか理解する

・(特にインターネットにおいて)フォローする
昔から、人々が意見を作る時には、誰かしらの意見を参考に作り上げてきた。
下記の引用において、同書籍が2002年に出版された当時、オピニオンリーダーはマスコミに迎合するようになったため、ラザースフェルドの考えは通用しないと書かれているが、Twitterなどのメディアの台頭により、再びこの本来の傾向が蘇りつつあると考えられる。

かつてポール・フェックス・ラザースフェルドという社会学者が「コミュニケーションの二段の流れ」ということをいい、個々人がマスコミ情報を受信する場合、その人の属する集団のオピニオン・リーダーの解釈を経由する形で行われると指摘した。
引用- 西部邁「知性の構造」角川春樹事務所

そこで、様々な業界の著名人をフォローすることによって、情報を得て、解釈を取り入れ、自分のものにできると考えられる。
特に、自分の知識や意見がない分野に関しては、偏りを防ぐために、できるだけ他方の著名人をフォローすることが有効。
NewsPicks」というSNSに近いニュースメディアは、各界のエリートが揃っているため、強者の視点が多いものの、ビジネスにおいても、政治においても大変参考になる。

3)見る
どちらかというと、聞くことや読むことなどの誰かを経由した二次情報ではなく、一次情報を得るという感覚。

「見る」ことからより良い情報を得るためには?

 現場感覚であったり、自分で考える力とも言われるが、見たものから何を解釈するか、如何に細部の変化に気づくかやそこでの動力について察知するセンスを身につける。
 最も基礎的な努力としては、客観性と主体性をコントロールし、あえて自分が主体であることについて、客観的で俯瞰的な視点を持つこと。
例えば、そこで起きることについて、「なぜ?」を問ていくことが効果的。当たり前の出来事だと思っていたことについて、それは本当はなんでなのか?
という視点を持つこと。
一方、自分ごとではないことについて、主体的な視点を持つこと。主体者側に役割を体験する、もしくは実際に当事者にはなれない場合は、その当事者の視点に立って見ることが重要になる。

これらをイメージする際には、鳥の目と虫の目(マクロ的視点とミクロ的視点)で連想してみる。これらをコントロールすることが、「見る」行為からより多くのことを学び情報を得ることにつながる。

3.情報を整理・加工するとは、またより良い情報の整理・加工の仕方は?

情報を整理・加工するとは、基本的に得た情報を自分の頭の中でどう思考するかを示す。
実際は、情報を得る時に、情報をまとめると同時に、なんらかの視点が見出せたり、着想を得ることがあると考えられる。それを応用しようとする動力とそこから行われる思考上の行為は全てこの項目に該当すると考えられる。

より良い「情報の整理・加工」を得るためには?

今の時点で、普段自分がやっていることをもれなく・だぶりなく書き出してみた場合、
主に
情報をまとめる
・要素に分解する
・時系列に、揃える
・ポイントにし、並べる
・図にする
-グラフ(正式な名称はわからないが、線グラフや棒グラフ、円グラフなど、◯:◯など棒グラフや対抗関係を表すためによく使う)
-マップ(要素軸ごとに整理したりするニュアンス)
-概略図(「つまりどういうこと」っていう部分の文言を並べる。パワーポイントの画面をノート上に書き出すというニュアンス)
-箇条書き(単純に得られたキーワードを描き並べること。その後線などを使って概略図化する場合もある)
情報を掛け合わせる
フレームワークで案を出す
・ひたすら、ノートに感じたことを書き出す
・◯×◯という形でとりあえず案出しで掛け合わせる
・頭の中でシチュエーションをしてみて、感じたことをまとめる(勝手にゲーム理論的思考と呼んでいる)

ゲーム理論的思考について】

自らを内向的と自認している、筆者にとって、「話しながら考える」外向的な人材よりも、議論などの場で初速に遅れを感じることが多くある。
それは、「考えてから話す」という内向的な人材の特徴による。

そんな中で、工夫している点のは、「駆け引きの学問」と言われる「ゲーム理論」のような思考を頭の中ですること。
これを素早く繰り返すことができれば、初速は遅く見えても、ある段階においては、思考量で他を上回っている。
簡単にいうと、案を幾つかだし、それらをかたっぱしから実際に頭の中でシミュレーションすること。やっている途中で得るインサイトもあるので、一通り全ての案を実際に頭の中でやってみて、それで新たな気づきが出たらもう一周するなど。
そうすると、思考の次元が上がる。

4.情報を発信するとは、またより良い情報の発信の仕方は?

発信の仕方は、思考と異なり外部が主な対象になるため(ノートを取るなどは発信でありながら思考を助けるなど自らの内部も対象になる)、情報を得るときと同じくらい多様な手段がある。
五感だけでも、「聴覚、視覚、嗅覚、味覚、触覚」がある。
特に、もちろん分野によっては嗅覚や味覚、触覚などでの情報提供もあるが、ここでは主に聴覚、視覚が重要になると考えられる。

1)聴覚を活用した情報発信
・プレゼンテーション
・講演
・ディスカッション
・インタビュー
といった、一方的および双方向の「話す」という行為である。

2)視覚を活用した情報発信
・手紙
・電子メール
・レポート
・議事録
・プレゼンテーション
といった、文字や図にする行為である。

より良い情報を「発信」するためには?

「ナラティブにつたえること」、「ロジカルにつたえること」
主に、この2つがキーになると考えられる。

これらの二つに共通しているのは、
・情報量をできるだけ最大限に近づけていること
・誰にでも伝わるように心がけていること
である。

ナラティブとは、物語、語りという特性を生かし情報を扱うアプローチであり、情報を発信する際には、より内容を物語的に、情景・背景・イメージ・感情・感覚が浮かぶようにつたえることである。
このアプローチには、長さの代わりに情報量が豊かでたっぷりであるという特徴がある。

一方、ロジカルに関しては、
論理が整っていることを基礎とした情報を扱うアプローチであり、情報を発信する際には、より最小限で必要な情報量を、結論から話すなどの方法をとる。
このアプローチはナラティブな場合と比較して、簡潔で理路整然とした特徴を持つ。

なお、筆者が「ナラティブ」を使うときは、チームなどを率いるときであり、人を動かすときにはこちらを重要視する。
一方、ロジカルは、正確には「ナラティブ」の対立の位置にいるわけではなく、論理だっていることは基礎として、なるべく日々再現できるようにしている。
特別意識するのは、感情的な相手や、権威を持った相手と話すときであり、
ちなみに、就職活動時代に感じたファクトベースコンサルティングの存在意義として、権威に打ち勝つのはエビデンスとロジカルさであると考えている。

これらを日々の生活にて意識するために、「ロマンとそろばん」という形で、ことあるごとに意識付けしている。


以上

財産を残す使命

[メッセージ]

ブログを書く使命感

筆者は、もともと、文字を書くのは好きな方である。
しかし、じっくり文章を書く場合はもっぱら仕事上であって、個人で書く場合は自分のためだけに文字を書いてきた。

それがどうして、今回このようにブログを開設したのか、
それは、
僕個人がキャリアの上で担うことを求められる使命によるものである。
ちなみに、ここでいう使命とは学説で認められているとかそんなもんではないが、
人々のキャリアがこうであるという実態ではなく、こうありたいという意味で
ここに掲げておきたいと思う。

今、この時点の人生で、僕がやるべきことは、

  • 今よりバリューを発揮できる他の組織に求められるように研鑽を積むこと
  • 今いる組織に自分がいなくなっても、組織が回るようになること

である。

つまり、ジョブホッパーという訳でもないが常に企業内、企業外労働市場において、需要がある人材となり、いくべき場所へ行けるようなキャリアを築くことで僕の人生で求められているものだと感じている。
とはいえ、日本はもっぱら「終身雇用」、「年功序列」、「企業内労働組合」の枠組みから逃れることができていない
日本型雇用慣行の社会である。
これらの「3種の神器」がそろえることができている企業が減っていき形骸化していく一方で、
ゲマインシャフト型組織というマインド面ではまだこの枠組みから日本は逃れられていない。(これはこれで価値があることなので、批判している意味ではない)

こんなキャリアの持論を記述すると、一つのことをコツコツ積み重ねる人たちにしかられてしまいそうであるが、
少なくとも、「学生団体」という世界の中で、
とある国の国づくりであったり、人材面での発展に寄与しようと努めていた筆者にとっては、
同じ組織で、一つのことを最後まで続けるという日本的美学よりも
より高い高ーい視点に立っていきたいと思う。

自分とか周りの狭い範囲だけでの美学では世界は変えられない、
もっと信念で周りを巻き込んで、
周りに批判されても、それが社会を良い方向に向かっていくのであれば意地でも続け、
「もうちょっとで君もわかってくれるはずだって」とロマンで周りを巻き込んでいく
そんな泥臭い生き方がしたい。

ロジカルなだけでは、新しいことは規定も実行もできない。
どこかでロジカルをぶち破る取り組みでもしないと今までの世界は変わらない。

一所懸命ではありたいが、一生を一つの場所に捧げたいとは思わない。
ソーシャルリターンを最大化するためには、狭い世界にいつまでも止まっていてはいけない。
今いる環境が狭く感じたら、すぐに次の場所に向けて飛び立つ準備をしていかなければいけない。


あと半年で、この団体を旅立つ自分と、
将来旅立つ後輩たちへ

僕たちはいまある現状で満足したくはない、そのためにまず僕が新たな社会に飛び出して、そこで活躍したいと思います。
将来いつか点と点がつながることを祈ります。

ということで研鑽をつんでいく一方で、財産を残していく。
こういう使命感でいまブログを書いている。

ネット上に文章を残そうと考えた理由

~~このタイミングで文章をネット上に書く理由

[メッセージ]

まず、筆者の自己紹介から始めたいとおもう。
この記事を書いた時点では、大学四年生で就職活動を終え、内定状態である。
このブログでは、そこまで今後のキャリアの展望であったり仕事のことを書いていくつもりはあまりなく、
今までの経験の棚卸し程度に見ているので、未来のことはあまり書かないつもりである。

日々感じたことの記録は、自分のみに残るようにevernoteに残しているが、
もし、日記的活用をしていく場合はまた新たなブログページを開設するだろう。

ただ、一部学校で学んでいるテーマに関しては、今後卒論を書き進めていく上でエントリーを公開するかもしれない。
そういうスタンスのブログである。



その他の経歴に関しては、
このブログのきっかけとも繋がるが、大学時代継続して活動を続けてきたサークルがあり、
その団体での活動の中で様々な苦悩をし、個人的に成功したことは何もないんじゃないかと思うくらいの日々を過ごしてきた。

実際には、活動内容もどんどん形を変えど深まったものとなっていき、助成金も幾つか獲得できる経験が出来たことは、
自らの財産となる経験として、貴重な成功体験になった。

また、最も団体の成長を表す現象として、もともと4人とかその程度であった団体規模も30人前後(正確な数字はよくわからないが、常時ミーテジングに参加するメンバーでこれくらい)となった。

その一方で、同じ失敗を繰り返しているなーと
つい、嘆いてしまうように、組織運営というものは難しいのである。

メンバーから聞こえる
モチベーションが上がらないであったり、
やりたいことができないであったり、
何をやったらいいかわからないであったり。

そして気がつくと今後は
忙しすぎる。
というなど、無償で参加、むしろ会費を払ってもらっている学生にこんなことを求めるのも申し訳ないが、
僕から見たら、毎年毎年同じ出来事が、少し姿を変え訪れることにうんざりする。

しかし、これは僕がまだまだボンクラで、きっちり問題を解決しきれていなかった証拠でもあろう。
1ができないのに、10をすることはできない。
「ここで得た経験、感じた苦悩は将来ずっと生きると思います」
こんな綺麗事で僕の学生生活を締めてもいいのだが、それだと財産を残せたことにならない。
将来をしっかり生きるには、今与えられた役割、課題をしっかり解決しなければならないだろう。

僕の言っているサークルというのはつまり「学生団体」というカテゴリーだが、
「学生」だからって社会人たちに活動レベルで負けるつもりはまったくない。

今後も発展する組織を築くために、
成功したこと、失敗したこと、参考になること
こんな感じの情報を価値があるかないかはわからないが、財産として残していきたいと思う。