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K's desk

サークルの後輩、インターン先の同世代社員などに情報を財産として残せたらなと考え開設しました。玄人というよりは、事業をこれから行う人とか知的産業に今後関わっていくとかまだ頭に汗をかいていない人が、壁にぶち当たった時に読んでもらえればと思います。将来の自分に向けて、余裕ができたらマインド的な部分で自分が何を考えていたのかなども残せればいいですが、基本的には他者に公開する必要性がなければevernoteなどに保存しているので、ここで公開されている記事は誰かしらのニーズに応じて書いている内容になります。

【応用編】「情報を扱うことについて」② 「議事録」を書く時に注意する点

今回は「議事録」を書くという行為に焦点を当てる。
情報をいかに発信するか、という点に関しては、様々な方法がある。
それはkeitakatoh1115.hatenablog.com過去の記事
でも書かれている内容である。

しかし、各発信方法において、重要になるのは、その手段を用いる目的があるという点であり、
そんな中で共通して注意しなければいけないのが「その目的を達成すること」である。

1.なぜ議事録を書くのか?

議事録というのは、会議などの話し合いの記録であると考えられる。
また、わざわざメールなどのやりとりではなく、直接ないしなんらかのツールを用いて間接的に会って話し合うからにはそもそも会議に目的がある。
そこにあるのは、
・情報共有の機能
・意見の出し合い、すり合わせの機能
・目標やタスクなど各事項の決定
などが主なものとして考えられる。

よって上の二つのような一方向ないし双方向の話し合いの記録と決定事項の記録が重要になる。
次に、それらを文字にして残すのは
・記録に残す
-背景・前提を明らかにする
-目的を明らかにする
-必要な時に見直せるようにする
-不参加者にも観れるようにする
・決定事項をまとめる
-課題・目標・タスクをよりわかりやすく・明確にする
-期日を示す
-行動・実行により確実につなげる
という目的の基にある。

どうやって目的を達成するか

よって、それらが達成されるには、
「いつ」、「どこで」、「だれが」、「何を」話し合ったのか
まず、話されたことの事実はどんなものか、
そこから得られたインサイト
留意すべきことは
どのような議論が生まれたのか、そのなかで何が重要な要素だったのか
課題の有無
目標に達するには何が必要か
何をすべきか、いつまでに、だれが

などの要素が必要になる。
これらがだれがみても理解できるレベルで書き残されていればいいが、
情報共有のための会議やディスカッションのための会議など
集まる目的が明確であればあるほど、事前に議事録の記入項目を作っておくことができるため、
だれにでもある程度書き記すことはできるだろう。

なお、一言一句抜け漏れせず記録することと、要点のみ記録することの
二つの議事録の残し方があり、どちらかというと筆者は後者が良いと思うものの(それはノートテイクングの技術の必要性も含め)、
要点のみまとめ直して、別枠で記述したり、全文の状態でも色付けなどを活用して大事な点がわかるようにすればいいため
最初に述べた
・記録に残す
-背景・前提を明らかにする
-目的を明らかにする
-必要な時に見直せるようにする
-不参加者にも観れるようにする
・決定事項をまとめる
-課題・目標・タスクをよりわかりやすく・明確にする
-期日を示す
-行動・実行により確実につなげる
の目的が達成されるのであれば、どちらでもよい。

むしろ、全文をタイピング(なかには速記するひとも?)して議論に参加できなかったり、話をじっくり聞けなくなるくらいであれば、要点のみ数行でいいし、ボイスレコーダーを活用するなり書き写すことに満足するのではなく、いかに目的を達成するかを考えて欲しい。