読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

K's desk

サークルの後輩、インターン先の同世代社員などに情報を財産として残せたらなと考え開設しました。玄人というよりは、事業をこれから行う人とか知的産業に今後関わっていくとかまだ頭に汗をかいていない人が、壁にぶち当たった時に読んでもらえればと思います。将来の自分に向けて、余裕ができたらマインド的な部分で自分が何を考えていたのかなども残せればいいですが、基本的には他者に公開する必要性がなければevernoteなどに保存しているので、ここで公開されている記事は誰かしらのニーズに応じて書いている内容になります。

【応用編】「情報を扱うことについて」③ 「電子メール」を書く時に注意する点

1.なぜメールを書くのか?

これに関しても前回の記事と同じく目的を達成するために書く。
多くの場合で、メールの目的の主要部分になるのが
・依頼
・伝言
・情報共有
などであるとかんがえられる。(あいさつなどを除く)

2.どうやって目的を達成するか

メールの構成要素、署名などの書き方に関しては、インターネットに多く載っているのでそちらを参照してくれればと思う。
代わりに、目的別に書く内容を記述していく。
まず、全てに共通するとかんがえているのが
「why?」、「why you?」、「why now?」であり、これがなく、特に長文なメールは相手への配慮に欠けているものであるとかんがえられる。

それ以外は、目的をいかに達成するかをただ考えればいい。
・依頼
-なんのために
-何をしてほしい
-いつまでに
-どのようなフォーマット・条件で
-なぜあなたに

・伝言
-何があった
-いつあった
-何をすべきか、何をして欲しいか(→依頼)

・情報共有
-何を
-何で、何のために
-知っておいて欲しい

実際、共通する点はいくつもあるので、
覚えて欲しいことは上記のような各メールの項目よりも
「何のためにメールを使うか(目的)」、「どうしたら意図どおり理解してくれるか」をかんがえ、「何を伝えたいか」、「何をして欲しいか」をひたすら正確に書き、何度か見直し、
「読み手フレンドリー」になっているかを問うこと
である。

もちろん、具体例をシミュレーションしたらきりがない。
例えば伝言にだっていろんなシチュエーションがあり、例えば対象者不在の電話などからの伝言なども相手の会社名、立場、名前、要件、電話番号などいろんなことを聞かなければいけない(相手はどんなリアクションを求めているのか、内容が急ぎであれば、だれが、何を、いつまでにするのかなど全てを規定するのは難しい)。
しかし、このような目的ベースでメールなど文章を書くことが身についていれば、自ずと聞き取らなければいけない条件はわかってくるし、対応方法もわかってくる。
全く何もわからない場合は、対応マニュアルはたくさんあるのでそれらを見れば事前の準備として十分である。

「なにを」、「なぜ」連絡したのかが最初の2~3行でわからなければ意味がない。

いつでも、(ほぼ)どこでも送ることができるというくらいしか、情報伝達方法としてメールにメリットを感じられる点が筆者にとってはなく、
受け取り手がそもそもメールで連絡を入れてきたとか、(相手の立場、多忙さなど的に)連絡手段としてメールの方がよいだろうという場合でなければ、電話などの他の手段を使う。
逆に、メールは送ったら相手がほぼ拒否できないため、相手にとって迷惑になる可能性もある。

なので、相手が電話で基本的に連絡を取って来る場合は電話を使うなど、
情報の特徴や受け手の特徴を踏まえた上で基本的にはメールを扱う。

など、本来メール以外にも仕事上のコミュニケーションは奥が深く、細部を取り上げたらきりがない。

ただし、一度能動的にならなければ、知識などもなかなか入ってこないため、どちらかというと今回述べたような姿勢についてかんがえてみて欲しい。