読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

K's desk

サークルの後輩、インターン先の同世代社員などに情報を財産として残せたらなと考え開設しました。玄人というよりは、事業をこれから行う人とか知的産業に今後関わっていくとかまだ頭に汗をかいていない人が、壁にぶち当たった時に読んでもらえればと思います。将来の自分に向けて、余裕ができたらマインド的な部分で自分が何を考えていたのかなども残せればいいですが、基本的には他者に公開する必要性がなければevernoteなどに保存しているので、ここで公開されている記事は誰かしらのニーズに応じて書いている内容になります。

【応用編】「情報を扱うことについて」④ 「プレゼンテーション」を作る時に注意する点

1.なぜプレゼンテーションするのか?

これについては、大変難しい。
 なぜなら、プレゼンテーションとはだれもが、日常的に要請されるものではなく、また、時間効率的な観点から筆者自身はあまり重要視していないからです。
確実に言えることとして、プレゼンテーションに限らないですが、「情報を扱う」とは時間に比例して情報量が増えるものではなく、ある程度までは時間をかけるべきですが、程度を超えるとただ時間を浪費した感があるからです。
 そんなことに時間を使うくらいだったら、文章書いて一斉送信した方が時間効率的にはいい感じがしますし、そんな考えから、昔から僕のパワポは写真やグラフと1メッセージのみであったり、数色の色を使っている点と配置を工夫している以外ただの箇条書きであるような資料ばかりです。
これはシンプルであるという良い印象というよりは確実に怠惰なのですが、サークルの助成金獲得などでは数字やプランの見通しを2ページほどに詳し目に書くなど基本的に対象者向けに書いてはいました。

今回は、例えば提案って言っても提案にも先ほど言ったような助成金獲得や営業があったり。何かを紹介する場合も自己紹介や企業・組織紹介、他にも特定のテーマの紹介など多様すぎることと、今までのトピックと同じく、
その時の目的を考えて、それを達成するために作戦を立てよう
という点では変わらないため省きます。

2.どうやって進めるか、目的を達成するか
私のプレゼンテーションの進め方は、決めていることとしては
1)目次を作る
2)1枚の上に流れを書く
3)各ページに分けて、一番伝えたいこと並べる

が主な流れです。

この1~3はワードなどを使ってレポートを書く時にもやっており、そこからきているために
構成を組むではなく、「目次を作る」となっています。
ちなみに、その前提として無意識にですがやっていることがあることに今回気づき
0)メタ構想
と名付けておきます。

つまり、そのプレゼンの場を考え、受け手の視点を考えるということです。
特に、サークル時代によくやっていた助成金獲得や就職活動中のプレゼンテーションは、競争者がいるという点と、評価者がいるという点が明確なので、
相手(競争者、聞き手・評価者)の立場に立って設定することができるのだと思います。
どうやったら評価者の期待値を超えられるか、競争者と違う視点などを見せることができるかだと思っています。

なので、キレイなパワポ作りがプレゼンテーションの肝だと思っている人が、挿入する写真探しや色の調整、アニメーション作りに立っている一方で、
構想の仕方+若干の見栄えで戦ってきました。最悪、プレゼン作りが上手い人に任せてきました。

実際の各工程での取り組みですが、
1)目次を作る
では、単純な起承転結みたいなよくある枠組みの余白に各ページのタイトルを書くという単純な作業です。
なんのためにプレゼンテーションしてたかの再確認→実際どんなタイトル、流れで話すのかの確認です。

2)1枚の上に流れを書く
では、プレゼンテーションの長さによりますが、全部で1枚であったり、目次の上での各パートにつき1枚を使い流れを書いていきました。
ここで注意していた点は「ロジカルか?」という点で
・各タイトルで「目的が明確か?」→「達成できているか?」
・全体を通じて主張・目的にズレがないか?
・ちゃんとそう言えるか?
・終わり方が「だから何?」となっていないか、パートを通じて全てのページが存在意義を持っているか、一貫しているか

という点を見ていきます。

3)各ページに分けて、一番伝えたいこと並べる
 ここやっとパワポを立ち上げて、各ページ作成していきます。
しかし、よっぽど紙の段階で絵コンテのような感じで完成していなければ、一番伝えたいことを並べて書きます。

これで、一度資料作りは終了です。

なぜかというと、この後、一回実際のプレゼンテーションを想定して最初から最後まで読み進めていきます。
そうすると、新たなメッセージや欠けている情報などが浮かんでくるため、それをメモするなり、資料に組み込んでいきます。

これらを時間の許す限りやることによって、プレゼンテーションの練習までできて、かつロジックが大きくずれることがないように資料をつ来ることができます。